Saya mengikuti program Magang MSIB dari Kemendikbudristek pada semester 8 kemarin. Saya diterima di Dispendukcapil Kota Surabaya dengan penempatan di SIOLA posisi sebagai Digital Clustering Archivarist. Apa saja yang saya lakukan? Simak narasi berikut ini.
Digitalisasi Arsip
Selama magang di Disdukcapil, saya bertanggung jawab untuk melakukan digitalisasi arsip register kelahiran yang meliputi register pokok, dispensasi, dan tambahan tahun 1980-an, 2002, dan 2001. Tujuan utamanya adalah untuk mengintegrasikan data ini ke dalam sistem yang lebih modern dan dapat diakses dengan mudah, serta untuk memfasilitasi keperluan administratif masyarakat nantinya.
- Menggunakan perangkat hardware ScanSnap SV600 untuk pemindaian dokumen tanpa kontak langsung dengan permukaan dokumen.
- Memeriksa hasil pemindaian dengan ScanSnap Home untuk memastikan setiap halaman dipindai dengan jelas dan akurat.
- Melakukan penyesuaian dan perbaikan minor pada gambar hasil pemindaian seperti memperbaiki rotasi dan area crop.
Efisiensi Proses Digitalisasi
Setelah dokumen di scan dan dilakukan perbaikan minor, selanjutnya melakukan penamaan file. Terdapat beberapa hal yang dilakukan agar dapat memberikan efisiensi pada penamaan file.
- Menggunakan rumus concatenate pada spreadsheet untuk menghasilkan teks yang dapat digunakan untuk mengubah nama banyak file sekaligus dalam hitungan detik di Windows.
- Menggabungkan nama file yang informatif seperti "2002_STBL1920_99" untuk menghemat waktu dan mengurangi risiko kesalahan penamaan file.
- Menangani dokumen yang memerlukan perlakuan khusus, seperti menggabungkan dokumen register dan kutipan menjadi satu dokumen PDF.
Rekapitulasi Data dan Penyimpanan
- Menggunakan Google Spreadsheet untuk merekapitulasi data dari setiap register kelahiran.
- Mengunggah file hasil scan ke Google Drive dan menggunakan thumbnail acuan pada spreadsheet untuk merujuk pada data pada register.
- Membuat sistem pencarian sederhana di Google Sheets untuk mencari item register berdasarkan nomor register dan tahun.
Partisipasi dalam Aktivitas Lain
- Terlibat dalam proses pemindaian dokumen register kelahiran yang diperlukan oleh staf arsip untuk administrasi masyarakat, seperti pembuatan kutipan kedua.
- Ikut serta dalam aktivasi IKD (Identitas Kependudukan Digital) pada acara Ramadhan Vaganza yang diselenggarakan oleh Disdukcapil.
- Melakukan verifikasi data penduduk melalui layanan E-Capil untuk memastikan keakuratan data dalam sistem administrasi elektronik Disdukcapil.
Kesimpulan
Magang saya sebagai Digital Clustering Archivarist di Disdukcapil tidak hanya melibatkan proses teknis seperti digitalisasi dan penggunaan perangkat lunak spreadsheet, tetapi juga memperlihatkan keterlibatan langsung dalam mendukung layanan publik dan administrasi kependudukan. Proses digitalisasi dan integrasi data tidak hanya meningkatkan efisiensi operasional, tetapi juga memungkinkan akses yang lebih mudah bagi masyarakat dan instansi terkait. Selain itu, partisipasi dalam acara publik seperti Ramadhan Vaganza menunjukkan kontribusi aktif saya dalam mendukung pelayanan publik.